Artikel, Tutorial, Tips dan Trik

Benchmarking

0

Benchmarking
2.2.1    Definisi Benchmarking
Roger Miliken meyebut benchmarking sebagai “stealing shamelessly” atau mencuri tanpa rasa malu.  
Sedangkan kuliah Westinghouse Productivity and Quality Center mendefinisikan benchmarking dengan :
“Benchmarking merupakan pencarian dan aplikasi praktik-praktik yang benar-benar lebih baik secara terus menerus yang mengarah pada kinerja kompetitif yang superior”.

Tafsiran lain tentang benchmarking diajukan oleh Atkinson, Banker, Kaplan and Young :
“Benchmarking is studying how other best performing organization either internal or external to the firm, perform similar activities and process”.

Menurut Horgren, Foster and Daler dalam bukunya Cost Accounting menyebutkan :
“Benchmarking is the continous process of measuring product, services, and activities againts the best levels of performance, which can be found either inside or outside the organization”.

Definisi yang dikembangkan di APQC oleh Designing Steering Committee dari International Benchmarking Clearinghouse (IBC) dan telah menjadi konsensus lebih dari 100 perusahaan menyebutkan :
“Benchmarking merupakan proses pengukuran yang sistematis dan berkesinambungan, proses mengukur dan membandingkan secara sinambung atas proses-proses bisnis suatu organisasi dengan tokoh-tokoh proses bisnis manapun di seluruh dunia, untuk mendapatkan informasi yang akan membantu upaya organisasi tersebut dalam memperbaiki kinerjanya”.

2.2.2    Tujuan Benchmarking
Penerapan benchmarking mempunyai tujuan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif dengan memperbaiki kinerja usaha, meningkatkan produktivitas, memperbaiki mutu produk dan pelayanan dan sebagainya, dengan menggunakan kinerja pesaing utama atau perusahaan terkenal lainnya sebagai pembanding.

2.2.3    Klasifikasi Benchmarking
1.    Benchmarking internal, adalah benchmarking yang dilakukan di dalam suatu organisasi.  Biasanya dilakukan oleh perusahaan yang memiliki cabang atau anak perusahaan.
2.    Benchmarking eksternal, adalah benchmarking yang dilakukan dengan membandingkan perusahaan sendiri dengan perusahaan lain yang sama atau serupa.
Benchmarking eksternal ini dibagi menjadi dua:
1.    Competitive benchmarking, artinya perusahaan sendiri dibandingkan dengan  pesaing utama perusahaan.
2.    Non-competitive benchmarking, yang terdiri dari dua:
•    Functional : membandingkan fungsi yang sama dari organisasi yang berbeda   pada berbagai industri.
•    Generic : melakukan perbandingan proses bisnis dasar yang cenderung sama pada setiap industri.

2.2.4    Keuntungan benchmarking
    Menurut Balm, terdapat beberapa keuntungan yang dapat dicapai dengan penerapan benchmarking, yaitu :
1.    Justification of potential break-through improvement.
2.    Becoming the best that you can be.
3.    Cross-pollination of professional interaction and contact.
4.    Reduction of employee reluctance to change.
5.    Improvement in employee moral and pride.

2.2.5    Prinsip-prisip Benchmarking
1.    Resiproritas ; benchmarking merupakan praktik yang yang didasarkan pada hubungan timbal balik sebagaimana dalam ungkapan modern “menciptakan situasi menang-menang”.  Sehingga semua partisipan adalah pemenang sebagai hasil pertukaran informasi antar perusahaan.
2.    Analogi ; jika hendak mencapai tingkat tertimggi alih pengetahuan di antara benchmarking, proses operasional yang dikaji harus kompetitif dan analogis.
3.    Pengukuran ; benchmarking merupakan perbandingan kinerja yang diukur di antara setidaknya dua perusahaan, maksudnya adlah untuk memahami mengapa ada berbagai tingkat kinerja dan bagaimana caranya mencapai tingkat kinerja yang lebih tinggi.  
4.    Validitas ; untuk mengamati dan mengaitkan faktor-faktor penentu proses dengan tolok ukur proses, fakta-fakta serta data yang valid harus dikumpulkan dan digunakan dalam perbandingan-perbandingan proses.

2.2.6    Proses benchmarking

Gambar 2.1
Proses Benchmarking menurut Balm

(Sumber : Geral J. Balm, Benchmarking ; A Practitioner’s Guide For Becoming & Staying Best of the Best, QPMA Pres,Schumburg, Illionis, 1992)  

Keterangan gambar :
I.    Self-introspection
1.    Harus mengenal output dan juga konsumennya, agar dapat memprioritaskan dan meningkatkan secara efektif.
2.    Mengetahui dan memilih pengukuran yang penting dari output untuk membandingkan dengan badan usaha lain secara efektif.
3.    Meliputi flowchart dari proses yang ada dan juga aktivitas yang ada.

II.    Pre-benchmarking
4.    Analisis semua aktivitas kemudian menganalisis proses mana yang diprioritaskan untuk di-benchmark.
5.    Memilih badan usaha mana yang dapat dijadikan rekan untuk saling tukar informasi.
6.    Menentukan data yang kiranya akan dicari dan bagaimana cara memperolehnya.

III.    Benchmarking
7.    Mencari dan mengumpulkan data yang diperoleh dari partner.
8.    Menghitung perbedaan kinerja dengan badan usaha yang dijadikan partner.
9.    Memperkirakan hal-hal apa saja yang akan dicapai pada masa mendatang.

IV.    Post-Benchmarking
10.    Menyajikan hasil yang diharapkan dalam melakukan benchmarking.
11.    Penetapan tujuan jangka panjang dan jangka pendek serta merencanakan tindakan yang akan diambil.
12.    Menerapkan tindakan sesuai dengan yang direncanakan dan yakin akan kesuksesan yang akan diraih.
V.    Review/Reset
13.    Menelaah kembali integritas dari alat-alat benchmarking dengan tujuan dan sistem manajemen.
14.    Menilai kemajuan yang dicapai dan bila perlu memperbarui tujuan.
15.    Menetapkan tujuan yang akan datang dan kembali ke langkah 1.

Sedangkan proses benchmarking menurut Gregory H. Watson adalah sebagai berikut :
1.    Merencanakan proyek benchmarking, dengan kegiatan terincinya:
•    Mengidentifikasi maksud strategisnya.
•    Proses tertentu yang diukur kinerjanya harus didokumentasikan dan karakterisasi guna menentukan kemampuan inherennya.
•    Memilih dan menetapkan mitra benchmarking.
2.    Mengumpulkan data yang diperlukan, dengan kegiatan-kegiatan :
•    Mengumpulkan data proses internal.
•    Mengidentifikasi mitra benchmarking yang potensial.
•    Meneliti sejumlah perusahaan untuk mendapatkan perbandingan yang cocok.
•    Melakukan riset sekunder.
•    Menyeleksi perusdahaan yang dijadikan tolok ukur perbandingan dan menetepkan syarat kemitraan.
•    Mendapatkan kerja sama dan partisipasi dari mitra-mitra yang dijadikan sasaran.
•    Merencanakan pengumpulan data.
•    Menyusun survei akhir atau pedoman wawancara.
•    Melakukan riset primer.
•    Memantau kinerja proses dan menganalisis kesenjangan kinerja.
•    Melakukan observasi langsung di lokasi untuk menjernihkan dan memverifikasi observasi sebelumnya.
•    Mewancarai anggota tim yang telah melakukan kunjungan lokasi untuk mencatat observasi.
•    Mensintesiskan observasi-observasi lokasi ke dalam laporan perjalanan yang terdokumentasi.
3.    Menganalisis data untuk menentukan kesenjangan dan faktor penentu kinerja, dengan spesifikasi kegiatan sebagai berikut :
•    Mengorganisasikan dan secara grafis menampilkan data untuk mengidentifikasikan kesenjangan-kesenjangan kinerja.
•    Mengukur kinerja dengan basis  pengukuran yang umum.
•    Membandingkan kinerja perusahaan sendiri saat ini dengan kinerja perusahaan yang menjadi tolok ukur perbandingan.
•    Mengidentifikasikan kesenjangan-kesenjangan kinerja dan menentukan penyebab utamanya.
•    Memproyeksikan kinerja tiga sampai lima tahun mendatang.
•    Mengembangkan studi-studi kasus mengenai praktik-praktik bisnis terbaik.
•    Memisahkan fator-faktor penentu proses yang memiliki korelasi dengan pengembangan proses.
•    Mengevaluasi sifat dari faktor-faktor penentu proses itu untuk menentukan daya terapnya pada budaya perusahaan sendiri.
4.    Berkembang dengan mengadaptasikan faktor-faktor penentu
•    Menyeleksi praktik-praktik terbaik dan faktor-faktor penentu sebagai bahan pertimbangan.
•    Menyusun rencana aksi formal dan mengimplementasikan rencana.
•    Memantau dan melaporkan kemajuan upaya pengembangan.
 

Gambar 2.2

 

 
 

Leave A Reply

Your email address will not be published.